Tietoja seuraavasta kokouksestasi

Depositphotos 18597265 s

Olen ajatellut paljon kokouksista viime aikoina. Sethin viesti vuosittaiset yritystapahtumat innoitti minua aloittamaan tämän viestin laatimisen. Henkilönä, jolla on yksi työntekijä, minun on oltava ehdottoman varovainen, kuinka monessa kokouksessa käyn, mikä ei tuota tuloja.

Joka päivä minut kutsutaan kokoukseen - tyypillisesti kuppi kahvia tai lounas. Suurimman osan ajasta he ovat ammattisuhteita tai jopa johtaa, joten se ei tuota tuloja tänään, mutta huomenna se voi johtaa johonkin. Nämä kokoukset ovat uskomattoman jännittäviä… tyypillisesti ideoita tai strategioita yrityksestä, markkinoinnista tai nousevasta tekniikasta.

Se on kuitenkin aivan erilainen kuin silloin, kun työskentelin suurissa yrityksissä, jotka pitivät kokouksia päivittäin. Kokoukset yrityksissä ovat kalliita, häiritsevät tuottavuutta ja ovat usein ehdotonta ajanhukkaa. Tässä ovat sellaiset kokoukset, jotka vahingoittavat yrityksen kulttuuria:

  • Kokous pidettiin yksimielisyyden löytämiseksi. Mahdollisuudet ovat, että olet palkannut jonkun, joka on vastuussa työn suorittamisesta. Jos pidät kokousta päättääkseni heidän puolestaan… tai mikä vielä pahempaa ... ottaa päätöksen heiltä, ​​teet virheen. Jos et luota siihen, että henkilö tekee työn, poista hänet.
  • Kokoukset yhteisymmärryksen levittämiseksi. Tämä on hieman erilainen ... tyypillisesti päätöksentekijän hallussa. Hän ei ole varma päätöksestään ja peloissaan seurauksista. Järjestämällä kokouksen ja saamalla yksimielisyyden tiimiltä, ​​he yrittävät levittää syytä ja vähentää vastuullisuuttaan.
  • Kokoukset tapaamisia varten. Ei ole mitään pahempaa kuin keskeyttää jonkun päivä päivittäiseen, viikoittaiseen tai kuukausittaiseen kokoukseen, jossa ei ole esityslistaa eikä mitään tapahdu. Nämä kokoukset ovat yritykselle uskomattoman kalliita, ja ne maksavat usein tuhansia dollareita.

Jokaisessa kokouksessa tulisi olla tavoite, jota ei voida saavuttaa itsenäisesti ... ehkä aivoriihi, tärkeän viestin välittäminen tai projektin hajottaminen ja tehtävien osoittaminen. Jokaisen yrityksen tulisi laatia sääntö - kutsutun tulee kieltää kokous ilman tavoitetta ja esityslistaa.

Monta vuotta sitten kävin läpi johtamistunnin, jossa he opettivat meitä pitämään kokouksia. Se saattaa kuulostaa hauskalta, mutta suurille organisaatioille järjestettävien kokousten kustannukset ovat merkittävät. Optimoimalla jokaisen kokouksen säästit rahaa, aikaa ja rakensit joukkueesi vahingoittamisen sijaan.

Tiimikokouksissa oli johtaja, a kirjuri (tehdä muistiinpanoja), a ajanottaja (varmistaa, että kokous oli ajallaan), ja a portinvartija (jatkaaksesi aihetta). Aikavartija ja portinvartija vaihtivat kutakin kokousta ja heillä oli täysi valta vaihtaa aiheita tai lopettaa istunto.

Jokaisen kokouksen kymmenkunta viimeistä minuuttia käytettiin Toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelmassa oli 3 saraketta - Kuka, mitä ja milloin. Jokaisessa toiminnassa määriteltiin kuka tekee työn, mitkä mitattavissa olevat suoritteet olivat ja milloin he saivat sen. Johtajien tehtävä oli saada ihmiset vastuuseen sovituista suoritteista. Asettamalla nämä kokouksia koskevat säännöt pystyimme vaihtamaan kokoukset keskeytymättömiksi ja aloimme tehdä niistä tuottavia.

Haastaisin sinut miettimään jokaisen kokouksen, onko sinulla tuloja, onko se tuottavaa ja miten hoidat niitä. Hyödyn Kalenteri aikatauluttaa kokouksiani ja ihmettelevät usein, kuinka monta kokousta minulla todella olisi, jos joudut maksamaan maksun luottokortilla sen aikatauluttamiseksi! Jos joudut maksamaan seuraavasta kokouksestasi palkkastasi, olisiko sinulla vielä sitä?

3 Kommentit

  1. 1

    Doug, haluaisin suunnitella tapaamisen kanssasi keskustellaksesi tästä lisää. 🙂

    Kuulin kerran koomikon sanovan, että kokoukset menisivät paljon nopeammin yritys-Amerikassa, jos järjestäjä vain aloittaisi kokouksen pyytämällä kaikkia nostamaan kätensä, jos he työskentelevät edelleen mitä hittoa he tekivät eilen.

  2. 2

    Mahtava viesti! "Kaikki kokoukset ovat valinnaisia" -filosofia on itse asiassa ROWE: n ohjauspylväs, josta yritykseni on nauttinut pari vuotta. Niin monet meistä arvostavat vääriä asioita, kuten "kasvot" tai tuolin täyttämistä ennalta asetettuna aikana. Kokoukset ja kohtaamisajat ovat suuria ja niillä on arvoa oikeassa kontekstissa, mutta meidän ei pidä antaa näiden asioiden antaa meille illuusion tuottavuudesta, kun sillä ei ole järkeä.

Mitä mieltä olet?

Tämä sivusto käyttää Akismetiä roskapostin vähentämiseksi. Lue, miten kommenttitietosi käsitellään.