Osoitteen standardointi 101: edut, menetelmät ja vinkit

Osoitteen standardointi 101: edut, menetelmät ja vinkit

Milloin viimeksi löysit kaikki luettelossasi olevat osoitteet noudattavan samaa muotoa ja virheettömiä? Ei koskaan, eikö?

Huolimatta kaikista toimenpiteistä, joita yrityksesi saattaa tehdä tietojen virheiden minimoimiseksi, manuaalisesta tietojen syöttämisestä johtuvien tietojen laatuongelmien, kuten kirjoitusvirheiden, puuttuvien kenttien tai välilyöntien, ratkaiseminen on väistämätöntä. Itse asiassa professori Raymond R. Panko hänen julkaistu paperi korosti, että erityisesti pienten tietojoukkojen laskentataulukkotietovirheet voivat vaihdella 18–40 prosentin välillä.  

Tämän ongelman torjumiseksi osoitteen standardointi voi olla loistava ratkaisu. Tämä postaus korostaa, kuinka yritykset voivat hyötyä tietojen standardoinnista ja mitä menetelmiä ja vinkkejä niiden tulisi harkita saavuttaakseen haluttuja tuloksia.

Mitä on osoitteen standardointi?

Osoitteiden standardisointi tai osoitteen normalisointi on prosessi, jossa osoitetietueet tunnistetaan ja muotoillaan tunnustettujen postipalvelustandardien mukaisesti sellaisina kuin ne on määritelty virallisessa tietokannassa, kuten postilaitoksen tietokannassa. Yhdysvaltain postipalvelu (USPS).

Useimmat osoitteet eivät noudata USPS-standardia, joka määrittelee standardoidun osoitteen täysin kirjoitettuna, lyhennettynä postipalvelun standardilyhenteillä tai nykyisessä postipalvelun ZIP+4-tiedostossa.

Postiosoitestandardit

Osoitteiden standardoinnista tulee pakottava tarve yrityksille, joiden osoitemerkinnät ovat epäjohdonmukaisia ​​tai vaihtelevia muotoja puuttuvien osoitetietojen (esim. ZIP+4 ja ZIP+6) tai välimerkkien, isojen kirjainten, välilyöntien ja kirjoitusvirheiden vuoksi. Esimerkki tästä on alla:

Standardoidut postiosoitteet

Kuten taulukosta näkyy, kaikissa osoitetiedoissa on yksi tai useampi virhe, eikä mikään täytä vaadittuja USPS-ohjeita.

Osoitteiden standardointi ei pidä sekoittaa osoitteen täsmäytykseen ja osoitteen vahvistamiseen. Vaikka on olemassa samanlaisia, osoitteen validoinnissa on kyse sen tarkistamisesta, onko osoitetietue USPS-tietokannan olemassa olevan osoitetietueen mukainen. Osoitteensovitus puolestaan ​​​​tarkoittaa kahden samanlaisen osoitetiedon yhdistämistä sen varmistamiseksi, viittaako se samaan kokonaisuuteen vai ei.

Osoitteiden standardoinnin edut

Tietojen poikkeamien poistamiseen liittyvien ilmeisten syiden lisäksi osoitteiden standardointi voi tarjota yrityksille monia etuja. Nämä sisältävät:

  • Säästä aikaa osoitteiden vahvistamisessa: Ilman osoitteiden standardointia ei voi epäillä, onko suoramainontakampanjassa käytetty osoitelista oikea vai ei, ellei postia palauteta tai niihin ei ole vastattu. Normalisoimalla vaihtelevat osoitteet voivat säästää huomattavia työtunteja, kun henkilökunta seuloa satojen postiosoitteiden tarkkuuden.
  • Vähennä postituskuluja: Suoramainontakampanjat voivat johtaa vääriin tai vääriin osoitteisiin, mikä voi aiheuttaa laskutus- ja toimitusongelmia suoramainontakampanjoissa. Osoitteiden standardointi tietojen johdonmukaisuuden parantamiseksi voi vähentää palautettujen tai toimittamattomien sähköpostien määrää, mikä johtaa korkeampiin suoramainosvastausprosentteihin.
  • Poista päällekkäiset osoitteet: vaihtelevat muodot ja osoitteet, joissa on virheitä, voivat johtaa siihen, että kontakteille lähetetään kaksi kertaa enemmän sähköposteja, mikä voi heikentää asiakastyytyväisyyttä ja alentaa tuotekuvaa. Osoiteluetteloiden puhdistaminen voi auttaa yritystäsi säästämään turhia toimituskuluja.

Kuinka standardoida osoitteet?

Kaikkien osoitteiden normalisointitoimintojen tulee olla USPS:n ohjeiden mukaisia, jotta se olisi kannattavaa. Kun käytetään taulukossa 1 korostettuja tietoja, osoitetiedot näkyvät normalisoinnin jälkeen seuraavasti.

Ennen ja jälkeen osoitteen standardointi

Osoitteiden standardointi sisältää 4-vaiheisen prosessin. Tämä sisältää:

  1. Tuo osoitteet: koota kaikki osoitteet useista tietolähteistä – kuten Excel-taulukoista, SQL-tietokannoista jne. – yhdeksi taulukoksi.
  2. Profiilitiedot virheiden tarkistamiseksi: Suorita tietojen profilointi käyttämällä osoiteluettelossasi olevien virheiden laajuutta ja tyyppiä. Tämä voi antaa sinulle karkean käsityksen mahdollisista ongelma-alueista, jotka vaativat korjausta ennen minkäänlaisen standardoinnin suorittamista.  
  3. Puhdista virheet USPS-ohjeiden mukaisesti: Kun kaikki virheet on havaittu, voit puhdistaa osoitteet ja standardoida ne USPS:n ohjeiden mukaisesti.
  4. Tunnista ja poista päällekkäiset osoitteet: tunnistaaksesi päällekkäiset osoitteet, voit etsiä kaksoismääriä laskentataulukosta tai tietokannasta tai käyttää tarkkaa tai sumea vastaavuus merkintöjen poistamiseen.

Osoitteiden standardointimenetelmät

Luettelossasi olevien osoitteiden normalisointiin on kaksi erilaista lähestymistapaa. Nämä sisältävät:

Manuaaliset skriptit ja työkalut

Käyttäjät voivat etsiä manuaalisesti suoritettavia komentosarjoja ja lisäosia kirjastojen osoitteiden normalisoimiseksi erilaisten kirjastojen kautta

  1. Ohjelmointikielet: Python, JavaScript tai R voivat antaa sinun suorittaa sumean osoitehaun tunnistaaksesi epätarkkoja osoiteosumuksia ja soveltaa mukautettuja standardointisääntöjä omien osoitetietojesi mukaan.
  2. Koodausvarastot: GitHub tarjoaa koodimalleja ja USPS:n API integraatio, jota voit käyttää osoitteiden tarkistamiseen ja normalisoimiseen.  
  3. Sovellusohjelmointirajapinnat: Kolmannen osapuolen palvelut, jotka voidaan integroida API jäsentää, standardoida ja vahvistaa postiosoitteita.
  4. Excel-pohjaiset työkalut: apuohjelmat ja ratkaisut, kuten YAddress, AddressDoctor Excel Plugin tai excel VBA Master, voivat auttaa sinua jäsentämään ja standardoimaan osoitteesi tietojoukoissasi.

Muutama etu tälle tielle on se, että se on halpa ja voi olla nopeaa normalisoimaan dataa pienille tietojoukoille. Tällaisten komentosarjojen käyttäminen voi kuitenkin hajota yli muutaman tuhannen tietueen, eivätkä ne siksi sovellu kovin suurille tai eri lähteistä hajautetuille tietojoukoille.

Osoitteen vahvistusohjelmisto

Tietojen normalisointiin voidaan käyttää myös valmiita osoitteentarkistus- ja normalisointiohjelmistoja. Yleensä tällaisten työkalujen mukana tulee erityisiä osoitteentarkistuskomponentteja – kuten integroitu USPS-tietokanta – ja niissä on valmiit dataprofilointi- ja puhdistuskomponentit sekä sumeat hakualgoritmit osoitteiden standardoimiseksi mittakaavassa.

On myös tärkeää, että ohjelmisto on CASS sertifiointi USPS:ltä ja täyttää vaaditun tarkkuuskynnyksen seuraavilta osin:

  • 5-numeroinen koodaus – puuttuvan tai virheellisen 5-numeroisen postinumeron käyttäminen.
  • ZIP+4-koodaus – puuttuvan tai virheellisen 4-numeroisen koodin käyttäminen.
  • Asuintoimituksen ilmaisin (TKI) – sen määrittäminen, onko osoite asuinpaikka vai kaupallinen.
  • Toimituspisteen vahvistus (PDS) – sen määrittäminen, onko osoite toimitettavissa huoneiston tai huoneiston numeroon saakka.
  • Enhanced Line of Travel (eLOT) – järjestysnumero, joka ilmaisee ensimmäisen toimituksen esiintymisen lisäalueelle kuljetusreitin sisällä, ja nouseva/laskeva koodi osoittaa likimääräisen toimitusjärjestyksen järjestysnumeron sisällä. 
  • Paikannettavissa oleva osoitteenmuunnosjärjestelmän linkki (LACSLink) – automaattinen tapa hankkia uusia osoitteita paikallisille kunnille, jotka ovat ottaneet käyttöön hätänumeron.
  • SviittiLink® antaa asiakkaille mahdollisuuden tarjota parannetut yritysten osoitetiedot lisäämällä tunnettuja toissijaisia ​​(paketti)tietoja yritysten osoitteisiin, mikä mahdollistaa USPS-toimituksen järjestyksen siellä, missä se ei muuten olisi mahdollista.
  • Ja enemmän…

Tärkeimmät edut ovat helppous, jolla se voi tarkistaa ja standardoida osoitetiedot, jotka on tallennettu eri järjestelmiin, mukaan lukien CRM:t, RDBM:t ja Hadoop-pohjaiset arkistot sekä geokooditiedot pituus- ja leveysastearvojen saamiseksi.

Mitä tulee rajoituksiin, tällaiset työkalut voivat maksaa paljon enemmän kuin manuaaliset osoitteen normalisointimenetelmät.

Mikä menetelmä on parempi?

Oikean menetelmän valitseminen osoiteluetteloiden parantamiseksi riippuu täysin osoitetietueiden määrästä, teknologiapinosta ja projektin aikajanasta.

Jos osoiteluettelosi on alle viisituhatta tietuetta, sen standardointi Pythonilla tai JavaScriptillä voi olla parempi vaihtoehto. Kuitenkin, jos yhden totuuden lähteen saavuttaminen osoitteille käyttämällä useista lähteistä levitettyä tietoa ajoissa on pakottava tarve, CASS-sertifioitu osoitestandardointiohjelmisto voi olla parempi vaihtoehto.