Tarkistuslista menestyvälle teknologiafestivaalille!

PD2 1565

Viime viikonloppuna potkimme ensimmäisiä Musiikki, markkinointi ja tekniikka Midwest Tapahtuma (#MTMW) - tapahtuma täällä Indianapolisissa kerätä rahaa Leukemia- ja lymfoomaseuraan edellisenä vuonna menetetyn isäni muistoksi. Tämä on ensimmäinen tapahtuma, jonka olen koskaan järjestänyt, joten se oli melko kauhistuttavaa. Se kuitenkin meni ongelmitta, ja haluan antaa käsityksen muille siitä, miksi se oli niin onnistunut.

Päätimme tehdä teknologiafestivaali keskimääräisen tylsän konferenssin sijasta, jotta ihmiset voisivat rentoutua ja olla sosiaalisia keskenään sen sijaan, että seuraava huono Powerpoint kyllästyisi kyyneliin. Osallistujilla voisi silti olla yksi kerrallaan sponsoreiden kanssa arvioita heidän tarjouksensa ... mutta ilman puheita.

  • hyväntekeväisyys - tapahtumastasi riippumatta, voit pärjätä hyvin varmistamalla, että tapahtumasta saatavat tuotot menevät tiettyyn hyväntekeväisyysjärjestöön. Meidän tapauksessamme lahjoitimme 100% tuotosta Leukemia & Lymphoma -seuralle. Meillä oli jopa osallistujia aloittamaan omat rahankeruualoitteemme, jotka yhdistivät meidän! Kiitos # run4doug
  • Sponsorit - hyväntekeväisyysjärjestön ansiosta voimme mennä ulos etsimään sponsoreita opasteille, lahjakorteille, henkilökunnalle, ruoalle ja musiikille. Teimme yhteistyötä sponsoreiden kanssa selvittääkseen, kuinka pystyisimme pitämään paketteja edullisina käymällä kauppaa heidän kanssaan - ja se toimi!
  • tapahtumapaikka - oikea paikka on kriittinen. Valitsimme Rathskeller Indianapolisissa - upea keskipiste trendikkäässä kaupunginosassa, jonne pääsee kaikkialta - sillä oli olutpuutarha, baari ja juhlasali - kaikilla lavoja ja ääntä musiikin soittamiseen. Henkilökunta oli siellä onnistumiseen ja ylitti kaikki odotukset.
  • Suhdetoiminta - Dittoe PRtyöskenteli väsymättä kuukausia yhteydenpitoon paikallisiin televisio-, radio-, sanomalehti- ja verkkovälineisiin tapahtuman mainostamiseksi. Tapahtuma oli valtava menestys heidän ponnistelujensa ansiosta!
  • Sosiaalinen media - Lähetimme melkein joka päivä sivustollemme ja sosiaalisen median kanavillamme houkutellaksemme edelleen ihmisiä tulemaan. Mainostimme myös Facebookissa ja Twitterissä tietoisuuden lisäämiseksi. Olemme työskennelleet Sivuston strategia, paikalliset hakuasiantuntijat, jotka mainostivat tapahtumaa sosiaalisesti ja meidän markkinointiradio-ohjelma.
  • musiikki - Monipuolinen valikoima musiikkia… bluesista Bluegrassiin ja Folkista Jazziin. Pidimme jopa korkean resoluution virtuaalikonsertin teknologiasalissamme Tunnelma.
  • Tapahtumahallinta - Steve Gerardi on paikallinen tapahtumapromoottori ja tiesi kaiken tarvittavan suunnitellusta ja toteutetusta aina yksityiskohtiin asti. Hän ei ollut mitään hämmästyttävää koko tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen ajan.
  • Online-rekisteröinti - Osallistujat voivat maksaa verkossa, ja portilla oli vierailijaluettelo sekä iPad, jossa he pystyivät maksamaan luottokortilla. Lippujen sijasta jaoimme värikoodatut rannehihnat Sponsoreilla, aikuisilla, lapsilla ja bändeillä kaikilla oli oma väri helpon tunnistamisen helpottamiseksi.
  • Signage - Tarvitsimme mainostarvikkeita, karttoja, punaisen maton taustan valokuville, julisteille ja esitteille ... ja teimme yhteistyötä uskomattoman yrityksen kanssa PERQ saada ne valmiiksi.
  • Palkinnot - PERQ ohjelmoi heidän FATWIN-kioskit tapahtumassa, johon jokainen osallistuja voi ilmoittautua ja voittaa palkintoja. Tämä lisäsi jalankulkuliikennettämme tekniikkasaliimme ja osallistujamme kaikki menivät kotiin palkinnolla!
  • kuulostaa - En voi korostaa, kuinka tärkeä ääni oli. Oikein tasapainossa musiikin ja ihmisten kanssa kaikilla oli räjähdys tapahtumassa ilman, että se oli liian kovaa. Ihmiset pystyivät keskustelemaan ja kuulivat silti hämmästyttävän lahjakkuuden soittavan taustalla. Teknologiasali oli alaspäin, jotta sponsorit saisivat enemmän huomiota. Pyramid Sound Works johtaa Mike Ottinger johti ääntä ja se oli mahtavaa!
  • T-paidat - Art Press suunnitteli festivaalille juhlava t-paita, joka myytiin loppuun (mutta voit silti tilata ne täältä 10. toukokuuta asti). Henkilökunnalla oli t-paitoja, joiden takana oli HENKILÖSTÖ. Art Press perusti myös kauppatavarapöydän, joka hyväksyi luottokortteja ja jopa rakensi online-tilaussivuston, jotta ihmiset voisivat ostaa paidan myöhemmin!
  • Ruoka ja juoma - vastakohtana hämmästyttävälle saksalaiselle menulle otimme mukaan myös hämmästyttävän paikallinen New York Pizzeria pysäköidä ruokarekkansa tapahtuman portille. Molemmat paikat sanoivat tekevänsä fantastista myyntiä koko ajan… ja väkijoukko oli nälkäinen! Vaikka osa tapahtumapaikasta oli baari, meillä oli myös pallotila, jos ihmiset eivät olleet mukavia juomisen ympärillä.
  • Latausasemat - Jokaisella on puhelin ja he kaikki tarvitsevat latauksen. Onneksi meille, Powerqube toimitti lavan hämmästyttävistä älykkäistä latureistaan, ja kaikki pystyivät ottamaan valokuvia ja jakamaan niitä koko päivän! Tyhjät paristot tarkoittavat, ettei jakamista tapahdu !!!
  • Video ja valokuvat - toimme sisään paras tapahtumavalokuvaaja osavaltiossa Paul D'Andrea. Ja meillä oli Isaac Daniel, taitava videokuvaaja tarinankerrontaan erikoistunut mukana on joukkue, kokoelma kameroita ja GoProsia sekä non-stop-energiaa. (Videoita ladataan ja sekoitetaan kirjoittaessani tätä).

art-press-t-paita

Mitä me Miss?

Vaikka se oli hieno tapahtuma, uskon, että meiltä jäi pari kohdetta:

  1. Ohjelmat - Mini-ohjelma olisi ollut loistava vieraanvaraisuus, tarjoten tärkeitä linkkejä, kuvauksia sponsoreista ja aikataulun heille!
  2. Sponsorivierailut - Luulen, että Bingo-tyylinen kortti, jossa ihmisten oli hankittava leima kustakin sponsorista voidakseen pelata FATWINia, olisi lisännyt liikennettä kullekin teknologiakioskille.

Vain huomautus - minut nimitettiin Vuoden mies ja nainen kampanja ja voit silti lahjoita 10. toukokuuta asti!

Mitä mieltä olet?

Tämä sivusto käyttää Akismetiä roskapostin vähentämiseksi. Lue, miten kommenttitietosi käsitellään.