Myynnin ja markkinoinnin koulutusMarkkinointityökalut

Kokoukset: Amerikan tuottavuuden kuolema

Kokoukset yrityksissä ovat kalliita, häiritsevät tuottavuutta ja ovat usein ehdotonta ajanhukkaa. Tässä on kolmenlaisia ​​tapaamisia, jotka vahingoittavat yrityksen tuottavuutta ja voivat vahingoittaa kulttuuria peruuttamattomasti:

  • Kokoukset vastuullisuuden välttämiseksi. Mahdollisuudet ovat, että olet palkannut jonkun, joka on vastuussa työn suorittamisesta. Jos pidät kokousta päättääkseni heidän puolestaan… tai mikä vielä pahempaa ... ottaa päätöksen heiltä, ​​teet virheen. Jos et luota siihen, että henkilö tekee työn, poista hänet.
  • Kokoukset yhteisymmärryksen levittämiseksi. Tämä on vähän erilaista… yleensä päätöksentekijän hallussa. Hän ei ole varma päätöksestään ja pelkää sen seurauksia. Pitämällä kokouksen ja saamalla konsensuksen tiimiltä he haluavat levittää syyllisyyttä ja vähentää vastuullisuuttaan.
  • Kokoukset tapaamisia varten. Mikään ei ole pahempaa kuin keskeyttää jonkun päivän päivittäistä, viikoittaista tai kuukausittaista kokousta varten, jossa ei ole esityslistaa eikä mitään tapahdu. Nämä kokoukset ovat yritykselle uskomattoman kalliita, ja ne maksavat usein tuhansia dollareita kukin.

Jokaisella kokouksella tulee olla tavoite, jota ei voida saavuttaa itsenäisesti… ehkä aivoriihi, tärkeän viestin välittäminen tai projektin purkaminen ja tehtävien jakaminen. Jokaisen yrityksen tulee tehdä sääntö - Kutsutun tulee kieltää kokous ilman tavoitetta ja esityslistaa.

Miksi kokoukset ovat perseitä

Miksi kokoukset ovat ikäviä? Mihin toimiin voit ryhtyä saadaksesi kokouksista tuottavia? Olen yrittänyt vastata kaikkiin näihin kysymyksiin tässä humoristisessa (mutta rehellisessä) esitelmässä kokouksista, joita tein noin vuosikymmen sitten.

Tämä on parannettu näkymä esityksestä, jonka tein henkilökohtaisesti. Tämä esitys kokoukset on tullut jo jonkin aikaa, olen kirjoittanut kokouksista ja tuottavuus aiemmin. Olen käynyt monissa kokouksissa, ja suurin osa niistä on ollut kauheaa ajanhukkaa.

Aloittaessani oman yrityksen huomasin, että annoin paljon aikaa päästä imemään aikataulustani kokousten avulla. Olen nyt paljon kurinalaisempi. Jos minulla on töitä tai projekteja, aloitan kokousten peruuttamisen ja uudelleenjärjestämisen. Jos neuvot muita yrityksiä, sinun aikaasi on kaikki mitä sinulla on. Kokoukset voivat syödä tuon ajan nopeammin kuin melkein mikä tahansa muu toiminta.

Taloudessa, jossa tuottavuuden on kasvava ja resurssit vähenevät, kannattaa ehkä tarkastella tapaamisia tarkemmin löytääksesi mahdollisuuksia parantaa molempia.

Jotkut ihmiset raapivat päätään, kun olen myöhässä kokouksesta tai miksi hylkään kokouksen. Heidän mielestään on töykeä, että voin ilmestyä myöhään ... tai en näy ollenkaan. He eivät koskaan tunnista, että en ole koskaan myöhässä arvoiseen kokoukseen. Mielestäni on töykeä, että he pitivät kokouksen tai kutsuivat minut ensiksi.

10 kokoussääntöä

  1. Arvoisissa kokouksissa tulisi olla esityslista joka sisältää, ketkä ovat paikalla, miksi kukin heistä on paikalla ja mikä on kokouksen tavoite.
  2. Arvoisia kokouksia kutsutaan koolle tarvittaessa. Toistuvassa aikataulussa olevat kokoukset tulee perua, jos kokouksessa ei saavuteta tavoitetta sinä päivänä.
  3. Arvokkaat kokoukset keräävät oikeat mielet toimimaan a joukkue- ratkaista ongelma, laatia suunnitelma tai toteuttaa ratkaisu. Mitä enemmän ihmisiä kutsutaan, sitä vaikeampaa on päästä yhteisymmärrykseen.
  4. Arvokkaat kokoukset eivät ole oikea paikka hyökkäys tai yrittää nolata muita jäseniä.
  5. Arvoiset kokoukset ovat paikka kunnioittaminen, osallisuutta, ryhmätyötä ja tukea.
  6. Arvokkaat kokoukset alkavat sarjalla tavoitteet täydentää ja lopettaa toimintasuunnitelma siitä, kuka, mitä ja milloin tekee työn.
  7. Arvoisissa kokouksissa on jäseniä, jotka pitävät aihe raiteilleen, jotta kaikkien jäsenten yhteinen aika ei mene hukkaan.
  8. Arvoisilla kokouksilla tulee olla nimetty sijainti jonka kaikki jäsenet tietävät etukäteen.
  9. Arvokkaat kokoukset eivät ole oikea paikka välttää henkilökohtaista vastuuta työstäsi ja yrittää sitä peitä peppusi (se on sähköposti).
  10. Arvokkaat kokoukset eivät ole oikea paikka esitellä ja yrittää saada yleisöä (se on konferenssi).

Kuinka pitää tuottava kokous

Monta vuotta sitten kävin johtajuuskurssin, jossa meille opetettiin tapaamisia. Se saattaa kuulostaa hassulta, mutta suurten organisaatioiden tapaamisten kustannukset ovat huomattavat. Optimoimalla jokaisen kokouksen säästät rahaa, voitit takaisin yksilöiden aikaa ja rakensit tiimisi sen sijaan, että loukkasit niitä.

Ryhmäkokouksissa oli:

  • Johtaja – henkilö, joka pitää kokouksen tiettyä päämäärää tai tavoitteita silmällä pitäen.
  • Kirjuri – henkilö, joka dokumentoi kokouksen muistiinpanot ja jakelun toimintasuunnitelman.
  • Ajanottaja – henkilö, jonka vastuulla on pitää kokous ja sen yksittäiset osat ajoissa.
  • portinvartija – henkilö, jonka vastuulla on pitää kokous ja sen yksittäiset osat aiheessa.

Jokaisen kokouksen kymmenkunta viimeistä minuuttia käytettiin Toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelmassa oli 3 saraketta - Kuka, mitä ja milloin. Jokaisessa toiminnassa määriteltiin, kuka tekee työn, mitkä ovat mitattavissa olevat suoritukset ja milloin he saavat sen. Johtajien tehtävä oli saada ihmiset vastuuseen sovituista suorituksista. Ottamalla käyttöön nämä kokoussäännöt pystyimme muuttamaan kokoukset keskeyttävistä ja aloimme tehdä niistä tuottavia.

Haastan sinut miettimään jokaista tapaamistasi, tuoko se tuloja, onko se tuottava ja kuinka hallitset niitä. käytän Kalenteri aikatauluttaa kokouksiani ja usein mietin, kuinka monta kokousta minulla olisi, jos kutsuneiden ihmisten olisi maksettava luottokortilla sen ajoittamisesta! Jos joutuisit maksamaan seuraavan tapaamisen palkastasi, saisitko sen edelleen?

Disclosure: Martech Zone on Calendlyn tytäryhtiö, ja käytän siihen tässä viestissä affiliate-linkkiäni.

Douglas Karr

Douglas Karr on Martech Zone ja tunnustettu digitaalisen transformaation asiantuntija. Douglas on auttanut käynnistämään useita menestyneitä MarTech-startuppeja, auttanut yli 5 miljardin dollarin due diligence -tarkastuksessa Martechin hankinnoissa ja investoinneissa ja jatkaa omien alustojensa ja palveluidensa käynnistämistä. Hän on yksi perustajista Highbridge, digitaalisen muutoksen konsulttiyritys. Douglas on myös julkaissut Dummie's-oppaan ja yritysjohtajuuskirjan.

2 Kommentit

  1. Kokoukset tapaamisten suunnittelemiseksi. Minkä tahansa yrityslaitoksen kuolema on yksittäisten kykyjen ja kykyjen korvaamista kollektiivisella sisäänostolla ja kompromissilla pienimmän yhteisen nimittäjän kanssa. Olen samaa mieltä monista asioista, joita Dougilla on sanottavana.

    Hyvä jännitys = terve jännitys. Rakastan mennä kokouksiin, kun olen jo tuottanut jotain ilman yhteistä sisäänostoa. Kutsu sitä "proof of concept" ja olet lähes aina varma executive buy-in. Kokeile sitä: se on rakentavaa, ennakoivaa ja haastaa ihmiset ajattelemaan toisin.

Mitä mieltä olet?

Tämä sivusto käyttää Akismetiä roskapostin vähentämiseksi. Lue, miten kommenttitietosi käsitellään.

Aiheeseen liittyvät artikkelit