RFP360: Kehittyvä tekniikka kivun poistamiseksi RFP: stä

RFP360

Olen viettänyt koko urani ohjelmistomyynnissä ja markkinoinnissa. Olen kiirehtinyt tuomaan kuumia liidejä, nopeuttamaan myyntisykliä ja voittamaan sopimuksia - mikä tarkoittaa, että olen sijoittanut satoja tunteja elämästäni ajattelemaan, työskentelemään ja vastaamaan RFP: hen - välttämätön paha uuden liiketoiminnan voittamiseksi. .

RFP: t ovat aina tuntuneet loputtomalta paperijahdilta - surkeasti hidas prosessi, joka vaati väistämättä tuotehallinnan vastausten etsimistä, ristiriitoja lakien kanssa, ongelmien vianmääritystä IT: llä ja numeroiden vahvistamista rahoituksella. Tunnetut tietävät - luetteloa jatketaan. Markkinoinnin, myynnin ja liiketoiminnan kehittämisen ammattilaiset käyttävät lukemattomia tunteja tehottomasti seulomalla aiempia vastauksia toistuviin kysymyksiin, jahtaamalla vastauksia uusiin kysymyksiin, tarkistamalla tietoja ja hakemalla hyväksyntää uudestaan ​​ja uudestaan. Prosessi on monimutkainen, aikaa vievä ja rasittaa organisaation resursseja. 

Huolimatta tekniikan nopeasta kehityksestä, monille yrityksille RFP-prosessi on muuttunut hyvin vähän kokemuksistani urani alussa yli vuosikymmen sitten. Markkinointitiimit käyttävät edelleen manuaalisia prosesseja ehdotusten kokoamiseen käyttäen vastauksia, jotka on hankittu mistä tahansa lähteestä, jotka saattavat sijaita Excel-laskentataulukoissa, jaetuissa Google-asiakirjoissa ja jopa sähköpostiarkistoissa.

Toisaalta haluamme epätoivoisesti, että RFP-prosessi olisi tehokkaampi, ja teollisuus on alkanut sitä vaatia, jolloin uudet ohjelmistot vaikuttavat valtavasti RFP-maisemaan.

RFP-ohjelmiston edut

Sen lisäksi, että RFP: n rakentaminen on vähemmän tuskallista; Nopean ja toistettavan prosessin luominen RFP-palveluille voi vaikuttaa suoraan tuloihin. Tässä on nouseva RFP-tekniikka.

RFP-ohjelmisto keskittää ja luetteloi yleiset kysymykset ja vastaukset sisältökirjastoon. Suurin osa näistä ratkaisuista on pilvipohjaisia ​​ja tukee reaaliaikaista yhteistyötä ehdotusten johtajien, aihe-asiantuntijoiden ja johtotason hyväksyjien välillä.

Erityisesti, RFP360 avulla käyttäjät voivat nopeasti: 

  • Tallenna, etsi ja käytä sisältöä mukautetun tietokannan avulla
  • Työskentele työtovereiden kanssa saman asiakirjan saman version kanssa
  • Anna kysymyksiä, seuraa edistymistä ja automatisoi muistutuksia
  • Automatisoi vastaukset tekoälyllä, joka tunnistaa kysymykset ja valitsee oikean vastauksen
  • Käytä tietokantaa ja käsittele ehdotuksia Wordissa, Excelissä ja Chromessa laajennuksilla.

Työpöydän vastaaja

Tämän seurauksena a RFP360Ehdotusten hallintaratkaisu on raportoinut, että he pystyivät lyhentämään dramaattisesti kokonaisvasteaikoja, lisäämään valmiiden RFP: iden määrää ja parantamaan samalla voittojen kokonaismäärää.

Vastaimme tänä vuonna 85 prosenttia enemmän RFP: itä kuin viime vuonna, ja nostimme etenemisastettamme 9 prosenttia.

Erica Clausen-Lee, InfoMartin strategiajohtaja

Nopeammilla vastauksilla sinulla on enemmän yleisiä mahdollisuuksia tuottaa johdonmukaisia, tarkkoja ja tehokkaita vastauksia, jotka todennäköisesti voittavat liiketoiminnan.

Paranna RFP: n johdonmukaisuutta

Alustan tietokannan avulla käyttäjät voivat helposti tallentaa, järjestää, hakea ja käyttää uudelleen aikaisempaa ehdotussisältöä, mikä antaa heille etukäteen RFP-vastaukset. Keskitetty ehdotussisältö estää tiimiäsi kirjoittamasta uudelleen vastauksia, jolloin voit kerätä tietoja ja pitää parhaat vastaukset tulevaa käyttöä varten.

Meillä on varmuus siitä, että tietämyksemme on turvallista ja johdonmukaista. Meidän ei tarvitse huolehtia siitä, että menetämme kaiken pk-yrityksen asiantuntemuksen, jos joku lopettaa tai lomalla. Emme viettää tuntikausia etsimällä aiempia vastauksia ja yrittämättä selvittää kuka tekee mitä, koska kaikki kysymykset ja vastaukset ovat oikeassa RFP360: ssa.

Beverly Blakely Jones National Geographicin oppimisesta | Cengagen tapaustutkimus

Paranna RFP-tarkkuutta 

Väärät tai vanhentuneet vastaukset voivat olla hankalia saada kiinni myös kokeneimmalle tiimin jäsenelle. Yhdistettynä RFP: n yleisesti esiintyvään pikakäännöksen määräaikaan, riski tuottaa virheellisiä tietoja. Valitettavasti virheelliset tiedot voivat olla erittäin kalliita myös siinä mielessä, että ne voivat maksaa sinulle juuri sen liiketoiminnan, jota aiot jatkaa. Virheellinen RFP-vastaus voi johtaa sulkemiseen harkinnan ulkopuolelle, pitkittyneisiin neuvotteluihin, sopimusten viivästymiseen tai pahempaan.

Pilvipohjainen RFP-ohjelmisto korjaa tämän ongelman antamalla tiimien päivittää vastauksensa mistä tahansa ja milloin tahansa luottavaisin mielin siitä, että muutos näkyy koko järjestelmässä.

Esimerkiksi tämän tyyppinen toiminnallisuus on hieno työkalu, kun tuotetta tai palvelua päivitetään usein ja ne on sisällytettävä vakiovasteeseen. Monissa tapauksissa tämäntyyppisten muutosten kohdalla tiimien on käytävä läpi koko organisaatiokaavio varmistaakseen, että päivitykset otetaan käyttöön institutionaalisesti, ja seurattava sitten jäseniä varmistaakseen, että ne on tehty yksilöllisellä tasolla, ja tarkistettava myös jokainen ehdotus ennen niiden tekemistä mene ulos. Se on uuvuttavaa.

Pilvipohjainen RFP-ohjelmisto hallitsee näitä muutoksia koko liiketoiminnalle ja toimii yhtenä selvityskeskuksena kehittyvälle sisällölle.

Paranna RFP-tehokkuutta

RFP-ohjelmiston suurin etu on se, kuinka nopeasti tehokkuutta parannetaan - aika, joka RFP: n rakentamiseen tämän tyyppisellä tekniikalla kestää, on omalla tavallaan verrattavissa eroon rannikosta rantaan ajamisen ja lentämisen välillä. Monet RFP-ohjelmistoratkaisut, mukaan lukien RFP360, ovat myös pilvipohjaisia, mikä mahdollistaa nopean käyttöönoton, mikä tarkoittaa, että tulokset ovat lähes välittömät.

Aika arvoon (TtV) on ajatus siitä, että on olemassa kello, joka seuraa, kuinka kauan asiakkaalla kestää allekirjoitetusta sopimuksesta 'ah-ha-hetkeen', kun he ymmärtävät täysin arvon ja avaavat ohjelmiston potentiaalin. RFP-ohjelmistojen tapauksessa tämä hetki tapahtuu tyypillisesti muutama viikko sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, kun käyttäjä työskentelee asiakaskokemustiimin kanssa ensimmäisessä RFP: ssä. Vakiovastaukset ja ensimmäinen ehdotus ladataan järjestelmään, sitten ah-ha-hetki - ohjelmisto tunnistaa kysymykset ja lisää oikeat vastaukset täyttämällä keskimäärin 60-70 prosenttia RFP: stä - hetkessä. 

Huomasimme, että RFP360: n käyttöliittymä oli intuitiivisin ja helpoin saada käyttöön. Meille on ollut hyvin vähän oppimiskäyrää, ja se antoi suorituskykymme kasvaa melkein heti.

Emily Tippins, Swish-ylläpidon myyntipäällikkö Tapaustutkimus

RFP-prosessin kehitys antaa käyttäjille aikaa keskittyä korkeamman tason strategisiin aloitteisiin. 

Se on varmasti tehnyt meistä tehokkaampia. RFP360 on antanut meille takaisin aikamme ja antanut meille mahdollisuuden todella valita projektimme. Emme ole enää raivoissaan. Voimme hengittää syvään, keskittyä strategisuuteen ja varmistaa, että valitsemme oikeat projektit ja tarjoamme laadukkaita vastauksia.

Brandon Fyffe, CareHere-liiketoiminnan kehitysyhteistyökumppani

RFP-tekniikan on oltava pakollista

  • Liiketoiminta RFP: n ulkopuolella - Vastausohjelmisto ei ole vain RFP-palveluita varten, vaan voit hallita myös tietopyyntöjä (RFI), tietoturva- ja due diligence -kyselylomakkeita (DDQ), pätevyyspyyntöjä (RFQ) ja muuta. Teknologiaa voidaan käyttää minkä tahansa tyyppiseen standardoituun kysymys- ja vastauslomakkeeseen, jossa on toistettavissa olevat vastaukset.
  • Luokkansa paras käytettävyys ja tuki - Kaikki RFP: n parissa työskentelevät eivät ole superkäyttäjiä. RFP: t edellyttävät panostusta monilta osastoilta ja aihe-asiantuntijoilta, joilla on vaihteleva tekninen taito. Valitse helppokäyttöinen ja intuitiivinen ratkaisu, jolla on erinomainen asiakastuki.
  • Kokemus ja vakaus - Kuten minkä tahansa SaaS-tekniikan tarjoajan kohdalla, voit odottaa säännöllisiä päivityksiä ja parannuksia RFP-tekniikastasi, mutta varmista, että yrityksellä on kokemusta toimittaa aidosti hyödyllisiä ominaisuuksia, joihin voit luottaa.
  • Knowledge Base  - Jokaisessa RFP-ratkaisussa tulisi olla haettava sisältökeskus, jonka avulla käyttäjät voivat tehdä yhteistyötä helposti ja tarjota päivityksiä heille annettuihin vastauksiin. Etsi ratkaisua, joka hyödyntää tekoälyä vastaamaan yleisiä kysymyksiä heidän vastauksiinsa.
  • Älykkäät laajennukset ja integraatiot - RFP-tekniikan tulisi toimia käyttämiesi ohjelmien kanssa. Etsi laajennuksia, joiden avulla voit käyttää tietopohjaa työskennellessäsi vastauksesi suhteen esimerkiksi Word- tai Excel-ohjelmissa. Ohjelmiston tulisi myös integroitua tärkeimpiin CRM- ja tuottavuussovelluksiin tukemaan saumattomasti olemassa olevia RFP-prosessejasi.

Hukkaa vähemmän aikaa ja voita enemmän RFP: itä

RFP: t ovat voittamista. Ne on suunniteltu auttamaan ostajaa päättämään, mikä on paras, ja mitä nopeammin voit todistaa, että yrityksesi sopii laskuun, sitä parempi. RFP-ohjelmisto nopeuttaa prosessiasi saadaksesi sinut nopeammin huomioon, sulkemalla enemmän yrityksiä ja antamalla sinulle vielä enemmän mahdollisuuksia voittaa.

Kun markkinointitiimit muuttuvat entistä tasaisemmiksi ja tekevät yhteistyötä tulotoiminnan kanssa, RFP-tekniikasta tulee entistäkin tärkeämpi prosessi. Nopeiden RFP-vastausten kysyntä ei katoa. Älä siis odota, kunnes et voi enää ottaa käyttöön tekniikkaa, joka säästää aikaa RFP: lläsi. Kilpailijasi eivät todellakaan tule.

Pyydä RFP360-esittelyä

Mitä mieltä olet?

Tämä sivusto käyttää Akismetiä roskapostin vähentämiseksi. Lue, miten kommenttitietosi käsitellään.