Kuinka kirjoittaa yrityksesi sosiaalisen median ohjeet työntekijöille [Esimerkki]
Tässä ovat sosiaalisen median ohjeet työskentelyä varten [Yritys] sekä lisäosio yrityksille, jotka ovat julkisia tai säännösten alaisia.
Aseta organisaatiosi sävy
Työntekijöiden sosiaalisen median käytön sävyn asettaminen on ensiarvoisen tärkeää nykypäivän digitaalisessa ympäristössä. Sosiaalinen media on kehittynyt henkilökohtaisen viestinnän lisäksi tehokkaaksi työkaluksi, joka muokkaa yleistä käsitystä, vaikuttaa markkinoiden dynamiikkaan ja voi merkittävästi vaikuttaa organisaation maineeseen.
Ymmärrämme [Companyssa], että sosiaalinen media ei ole vain alusta yksilölliselle ilmaisulle, vaan myös tärkeä työkalu merkityksellisten yhteyksien edistämiseen, arvokkaiden oivallusten jakamiseen ja brändimme läsnäolon vahvistamiseen digitaalisessa ympäristössä.
Sellaisenaan sosiaalisen median vastuullinen ja eettinen omaksuminen on kannustettavaa ja olennaista organisaatiostrategiassamme. Aikakaudella, jolloin tieto kulkee napsautuksen nopeudella, sosiaalisen median merkityksen ymmärtäminen ja sen käytön sopeuttaminen yrityksemme arvojen ja tavoitteiden kanssa on välttämätöntä maineemme turvaamiseksi, sidosryhmien kanssakäymiseksi ja viime kädessä liiketoimintatavoitteidemme saavuttamiseksi.
Näiden ohjeiden tarkoituksena on antaa selkeät ohjeet sosiaalisen median hyödyntämiseen tehokkaana työkaluna samalla kun noudatetaan [Yhtiön] määrittämiä periaatteita.
Yleiset sosiaalisen median ohjeet
- Ole avoin ja ilmoita, että työskentelet [Yrityksessä]. Rehellisyytesi huomataan sosiaalisen median ympäristössä. Jos kirjoitat yrityksestä [Yritys] tai kilpailijasta, käytä oikeaa nimesi, tunnista, että työskentelet yrityksessä, ja ole selvä roolistasi. Jos olet kiinnostunut keskustelemastasi asiasta, sano ensin.
- Älä koskaan edusta itseäsi tai [Yritystä] valheellisesti tai harhaanjohtavasti. Kaikkien lausuntojen on oltava tosiasioihin perustuvia eivätkä ne saa olla harhaanjohtavia; kaikki väitteet on perusteltava.
- Ole valppaana seuraaessasi [Yrityksiin] liittyviä keskusteluja sosiaalisessa mediassa. Jos huomaat [Yritykseen] liittyvää sopimatonta tai haitallista sisältöä, ilmoita siitä asianomaiselle yrityksen osastolle toimenpiteitä varten.
- Lähetä merkityksellisiä, kunnioittavia kommentteja – ei roskapostia tai huomautuksia, jotka eivät ole aiheeseen liittyviä tai loukkaavia.
- Käytä maalaisjärkeä ja kohteliaisuutta. Pyydä lupaa julkaista tai raportoida keskusteluista, jotka on tarkoitettu [Yhtiön] yksityisiksi tai sisäisiksi. Varmista, että läpinäkyvyytesi ei loukkaa [Yhtiön] yksityisyyttä, luottamuksellisuutta ja ulkoista kaupallista puhetta koskevia laillisia ohjeita.
- Pysy asiantuntemuksessasi ja tarjoa ainutlaatuisia, yksilöllisiä näkökulmia ei-luottamuksellisista toimista [Yrityksissä].
- Kun jaat muiden luomaa sisältöä, mainitse aina asianmukaisesti ja liitä se alkuperäiseen lähteeseen. Noudata tekijänoikeuslakeja ja lisenssisopimuksia käyttäessäsi kolmannen osapuolen sisältöä.
- Kun olet eri mieltä muiden mielipiteistä, pidä se sopivana ja kohteliaana. Jos online-tilanteesta tulee vihamielinen, vältä liiallista puolustautumista ja äkillistä irtautumista. Pyydä neuvoja PR-johtajalta ja irtaudu kohteliaasti.
- Vastaa ammattimaisesti negatiivisiin kommentteihin tai kritiikkiin sosiaalisessa mediassa. Vältä vastakkainasettelua tai riitoja. Käsittele sen sijaan huolenaiheet kohteliaasti ja ohjaa keskustelu tarvittaessa yksityiselle kanavalle ratkaisua varten.
- Kun kirjoitat kilpailusta, ole diplomaattinen, varmista faktojen tarkkuus ja hanki tarvittavat luvat.
- Vältä kommentoimasta oikeudellisia asioita, oikeudenkäyntejä tai muita osapuolia, joiden kanssa [Yritys] saattaa olla riita-asioissa.
- Älä koskaan osallistu sosiaaliseen mediaan, kun keskustelet aiheista, joita voidaan pitää kriisitilanteina. Jopa nimettömät kommentit voidaan jäljittää sinun tai [Yhtiön] IP-osoitteeseen. Ohjaa kaikki kriisiaiheisiin liittyvä sosiaalisen median toiminta PR- ja/tai lakiasioiden johtajalle.
- Suojele itseäsi, yksityisyyttäsi ja [Yhtiön] luottamuksellisia tietoja varovasti. Julkaisemasi on laajasti saatavilla ja pitkäkestoista. Harkitse sisältöä huolellisesti, sillä Googlella on pitkä muisti.
- Jos sinulla on henkilökohtaisia suhteita tai taloudellisia etuja, jotka voivat vaikuttaa [Yrityksiin] tai sen kilpailijoihin liittyvään sosiaalisen median sisältöösi, paljasta nämä suhteet tai kiinnostuksen kohteet, kun julkaiset relevantteja aiheita.
Immateriaalioikeuksien ja luottamuksellisten tietojen suoja:
- Älä paljasta mitään luottamuksellisia tai omistusoikeudellisia tietoja yrityksestä [Yritys] sosiaalisen median alustoilla. Tämä sisältää muun muassa liikesalaisuudet, tuotekehitystiedot, asiakasluettelot, taloudelliset tiedot ja kaikki tiedot, jotka voivat antaa kilpailijoille etua.
- Ole varovainen jakaessasi henkilökohtaisia tietojasi, sekä omiasi että muiden, sosiaalisessa mediassa. Suojaa yksityisyyttäsi ja kollegoiden, asiakkaiden ja kumppaneiden yksityisyyttä. Vältä henkilökohtaisten yhteystietojen tai arkaluonteisten tietojen jakamista julkisissa viesteissä.
- Ole varovainen, kun keskustelet meneillään olevista projekteista, tulevista tuotelanseerauksista tai arkaluonteisista liiketoimintaasioista. Ole aina varovainen estääksesi tahattomat tietovuodot, jotka voivat vahingoittaa [Yhtiön] kilpailuasemaa.
- Jos epäilet, voidaanko tietoja jakaa, ota yhteyttä asianomaiseen osastoon (esim. laki-, immateriaalioikeus- tai yritysviestintäosasto) saadaksesi ohjeita ennen julkaisemista.
- Kunnioita muiden immateriaalioikeuksia. Älä jaa tai jaa tekijänoikeudella suojattua materiaalia ilman asianmukaista lupaa ja anna aina tunnustusta, kun jaat muiden luomaa sisältöä.
- Jos sinulla on epäilyksiä immateriaalioikeuksien tai luottamuksellisten tietojen suojaamisesta, ota yhteyttä immateriaalioikeus- tai lakiosastoon saadaksesi ohjeita ja selvennyksiä.
Lisäohjeet julkisille yrityksille tai niille, joihin sovelletaan tietosuojasääntöjä:
- Varmista, että noudatetaan kaikkia asiaankuuluvia säännöksiä ja lakisääteisiä vaatimuksia, kun keskustelet talousasioista, erityisesti jos [Yhtiö] on julkinen.
- Neuvottele lakitiimin kanssa ennen kuin jaat oikeudellisiin asioihin, tutkimuksiin tai sääntelyyn liittyviä tietoja.
- Noudata tiukkoja tietosuojakäytäntöjä, kun käsittelet asiakastietoja ja keskustelet niistä, varsinkin jos [Yritys] on tietosuojasäännösten alainen. Pyydä aina neuvoja tietosuojavastaavalta tai lakiasiantuntijoilta.
- Vältä spekulatiivisten lausuntojen antamista [Yhtiön] taloudellisesta tuloksesta tai markkinatrendeistä, varsinkin jos ne voivat vaikuttaa osakekursseihin tai sijoittajien käsityksiin.
- Valtavirran tiedotusvälineiden tiedustelut tulee lähettää PR-johtajalle.
Sulje velvollisuuksilla
- Muista nämä ohjeet osallistuessasi [Yritys]:hen liittyviin sosiaalisen median toimintaan. Näiden ohjeiden noudattaminen auttaa suojaamaan mainettamme ja takaamaan lainmukaisuuden.
- Tarkista ja päivitä nämä sosiaalisen median ohjeet ajoittain varmistaaksesi, että ne pysyvät ajan tasalla ja ovat sopusoinnussa kehittyvien sosiaalisen median alustojen ja yrityksen käytäntöjen kanssa.
- Jos olet epävarma tai olet epävarma sosiaalisen median asianmukaisesta käytöstä [Yhtiön] yhteydessä, kehotamme sinua hakemaan ohjeita ja selkeyttä. Viestintäpäällikkömme on valmiina auttamaan sinua kaikissa sosiaalisen median kysymyksissä, huolenaiheissa tai tilanteissa.
Muista, että yrityksesi erityistarpeet ja riskit voivat vaihdella, joten on tärkeää räätälöidä nämä ohjeet vastaamaan yrityksen toimialaa, kulttuuria ja tavoitteita. Lisäksi on suositeltavaa kuulla laki- ja vaatimustenmukaisuustiimiä varmistaakseen yhdenmukaisuuden säädösten kanssa.