signNow: allekirjoita asiakirjat verkossa laillisesti sitovilla sähköisillä allekirjoituksilla

Jaoimme äskettäin artikkelin aiheesta myyntitekniikka ja keskeinen alusta, jonka pitäisi sisällyttää myyntipinoasi, on Sähköinen allekirjoitus ratkaisu. Yhdysvalloissa, ESIGN Laki säädettiin laiksi vuonna 2000 ja edellytti, että sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, kunhan voit varmistaa, että allekirjoittajan henkilöllisyys on varmistettu ja että tapahtumasta on kirjattu.

Tämän lain hyväksymisen jälkeen sähköisen allekirjoituksen alustat tulivat markkinoille, ja yritykset ottivat ne nopeasti käyttöön.

Globaali tuki sähköisille allekirjoituksille

Tässä on muita merkittävän kokoisia maita ja niiden säätämää sähköistä allekirjoitusta tukeva lainsäädäntö.

1. Euroopan unionissa eIDAS Asetus hyväksyttiin vuonna 2014, ja se tuli voimaan vuonna 2016. Asetus tarjoaa oikeudellisen kehyksen sähköisille allekirjoituksille ja muille sähköisille luottamuspalveluille, mukaan lukien sähköiset leimat ja aikaleimat, ja luo perustan sähköisten allekirjoitusten rajat ylittävälle tunnustamiselle kaikkialla EU:ssa.
2. Kanadassa henkilötietojen suojaa ja sähköisiä asiakirjoja koskeva laki (PIPEDA) muutettiin vuonna 2015 sähköisten allekirjoitusten oikeudellisen aseman selventämiseksi ja puitteiden luomiseksi niiden käytölle kaupallisissa toimissa.
3. Australiassa hyväksyttiin vuonna 1999 Electronic Transactions Act, joka mahdollistaa sähköisten allekirjoitusten laillisen tunnustamisen ja luo puitteet niiden käytölle kaupassa ja valtion liiketoimissa.
4. Singaporessa hyväksyttiin vuonna 1998 Electronic Transactions Act, joka mahdollistaa sähköisten allekirjoitusten laillisen tunnustamisen ja luo puitteet niiden käytölle kaupallisissa toimissa.
5. Kiinassa annettiin vuonna 2005 sähköisten allekirjoitusten laki, joka mahdollistaa sähköisten allekirjoitusten laillisen tunnustamisen ja luo puitteet niiden käytölle kaupassa ja valtion liiketoimissa.
6. Intiassa annettiin vuonna 2000 tietotekniikkalaki, joka mahdollistaa sähköisten allekirjoitusten laillisen tunnustamisen ja luo puitteet niiden käytölle sähköisessä asioissa.
7. Brasiliassa Brasilian siviililakia muutettiin vuonna 2001 sähköisten allekirjoitusten laillisen tunnustamisen takaamiseksi ja puitteiden luomiseksi niiden käytölle kaupallisissa toimissa.

Mikä on sähköinen allekirjoitusalusta?

Sähköinen allekirjoitus (e-allekirjoitus) sisältää tyypillisesti joukon ominaisuuksia ja toimintoja, joiden avulla käyttäjät voivat allekirjoittaa, lähettää ja hallita asiakirjoja digitaalisesti. Joitakin sähköisen allekirjoitusalustan tyypillisiä ominaisuuksia ovat:

1. Allekirjoituksen kaappaus: Alustan avulla käyttäjät voivat kaapata sähköisiä allekirjoituksia useilla eri tavoilla, kuten hiirellä, sormella tai kynällä kosketusnäyttölaitteella tai digitaalisen allekirjoituksen alustalla.
2. Asiakirjojen valmistelu ja hallinta: Alustan avulla käyttäjät voivat ladata, luoda ja hallita asiakirjoja digitaalisessa muodossa, kuten PDF- tai Word-tiedostoja, ja valmistella niitä allekirjoittamista varten.
3. Todennus ja vahvistus: Alusta tarjoaa mekanismeja allekirjoittajien henkilöllisyyden todentamiseksi, kuten sähköpostivahvistuksen kautta, SMS todennus tai tietopohjaiset todennuskysymykset.
4. Allekirjoitustyypit ja -vaihtoehdot: Alusta tarjoaa erilaisia ​​sähköisiä allekirjoituksia, mukaan lukien kirjoitetut tai piirretyt allekirjoitukset, biometriset allekirjoitukset tai digitaaliset allekirjoitukset, jotka käyttävät salaustekniikkaa.
5. Työnkulku ja automaatio: Alusta tarjoaa työnkulkuja ja automaatioominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat luoda malleja, automatisoida asiakirjojen reititystä ja hyväksyntää sekä seurata allekirjoituksen edistymistä ja tilaa.
6. Integrointi ja API:t: Alusta integroituu muiden järjestelmien ja sovellusten kanssa API, jonka avulla käyttäjät voivat upottaa allekirjoitusominaisuuksia muihin ohjelmistosovelluksiin, kuten CRM or ERP järjestelmät.
7. Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus: Alusta sisältää vankat suojaus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet, kuten tietojen salauksen, suojatun tallennustilan, kirjausketjut ja tietosuojalakien, kuten GDPR:n tai HIPAA:n, noudattamisen.
8. Käyttökokemus (UX): Alusta tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja työkalut, joiden avulla käyttäjät voivat helposti ja nopeasti allekirjoittaa ja hallita asiakirjoja ja käyttää asiakirjoja mistä tahansa laitteesta tai paikasta.

Näiden ominaisuuksien avulla yksilöt ja organisaatiot voivat virtaviivaistaa asiakirjojen työnkulkua, vähentää paperin käyttöä, lisätä tehokkuutta ja tuottavuutta sekä parantaa asiakaskokemusta (CX). Viime kädessä tämä tarkoittaa, että myyntitiimisi voivat keskittyä sulkemiseen sen sijaan, että työntäisivät liitteitä edestakaisin.

Mitä hyötyä sähköisen allekirjoituksen alustasta on?

Sähköisen allekirjoituksen (sähköisen allekirjoituksen) käytöllä on useita etuja verrattuna perinteisiin kynä- ja paperiallekirjoituksiin. Jotkut tärkeimmistä eduista ovat:

1. Mukavuus ja nopeus: Sähköisen allekirjoituksen alustat mahdollistavat asiakirjojen digitaalisen allekirjoittamisen mistä tahansa, milloin tahansa, millä tahansa laitteella, jossa on Internet-yhteys. Tämä eliminoi fyysisten tapaamisten, postin tai kuriiripalvelujen tarpeen, mikä vähentää asiakirjojen allekirjoittamiseen tarvittavaa aikaa ja kustannuksia.
2. Kustannussäästöt: Sähköisen allekirjoituksen alustat voivat säästää merkittäviä paperi-, tulostus- ja kuriiripalveluihin liittyviä kustannuksia sekä vähentää manuaaliseen asiakirjojen käsittelyyn, käsittelyyn ja säilytykseen liittyviä aikaa ja kustannuksia.
3. Turvallisuus ja todennus: Sähköisen allekirjoituksen alustat tarjoavat useita tasoja todennus- ja suojaustoimenpiteitä allekirjoittajan henkilöllisyyden varmistamiseksi, kuten kaksivaiheinen todennus, sähköposti- tai tekstiviestivahvistus ja tietopohjainen todennus. Tämä vähentää petollisen toiminnan ja luvattoman käytön riskiä.
4. Tehokkuus ja tuottavuus: Sähköisen allekirjoituksen alustat mahdollistavat asiakirjojen allekirjoittamisen, reitittämisen ja käsittelyn nopeasti ja tehokkaasti, mikä vähentää manuaalisten prosessien käsittelyyn tarvittavaa aikaa ja resursseja. Tämä lisää myyntitiimin tuottavuutta, virtaviivaistaa työnkulkua ja antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä enemmän lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
5. Vaatimustenmukaisuus ja lainmukaisuus: Sähköisen allekirjoituksen alustat tarjoavat kirjausketjun ja peukaloinnin havaitsevan mekanismin, joka voi auttaa todistamaan allekirjoituksen pätevyyden ja aitouden oikeudellisissa riitatilanteissa. Tämä parantaa toimialakohtaisten määräysten ja lakisääteisten vaatimusten noudattamista, kuten HIPAA, GDPRtai ESIGN Act.

Kaiken kaikkiaan sähköisen allekirjoituksen alustat tarjoavat kätevämmän, turvallisemman, tehokkaamman ja kustannustehokkaamman vaihtoehdon perinteisille kynä-paperiallekirjoituksille ja tarjoavat yksilöille ja organisaatioille erilaisia ​​etuja, jotka voivat auttaa heitä virtaviivaistamaan työnkulkuaan ja lisäämään tuottavuutta.

signNow: Sähköinen allekirjoitus, joka rikkoo esteitä. Ei budjetteja

merkkiNow antaa yrityksille ja heidän asiakkailleen mahdollisuuden allekirjoittaa asiakirjoja verkossa, luoda sopimuksia, neuvotella sopimuksia ja hyväksyä maksuja laillisesti sitovin sähköiset allekirjoitukset.

Ominaisuudet merkkiNow sisältää:

• Laillisesti sitova sähköinen allekirjoitus – Luo sähköinen allekirjoituksesi sekunneissa millä tahansa pöytäkoneella, tietokoneella tai mobiililaitteella. Voit kirjoittaa, piirtää tai ladata kuvan allekirjoituksestasi.
• Tehokas sovellusliittymä – Tarjoa saumaton eSignature-kokemus miltä tahansa verkkosivustolta, CRM:stä tai mukautetusta sovelluksesta – missä ja milloin tahansa.
• Ehdolliset työnkulut – järjestää asiakirjat ryhmiin ja reitittää ne automaattisesti vastaanottajille roolipohjaisessa järjestyksessä.
• Nopea asiakirjojen jakaminen – kerää sähköisiä allekirjoituksia nopeammin jakamalla asiakirjasi useiden vastaanottajien kanssa linkin kautta – vastaanottajien sähköpostiosoitteita ei tarvitse lisätä.
• Uudelleenkäytettävät mallit – Luo rajattomasti malleja eniten käytetyistä asiakirjoistasi. Tee malleistasi helppo täyttää lisäämällä muokattavia täytettäviä kenttiä.
• Parannettu tiimien yhteistyö – Luo tiimejä signNow'ssa tehdäksesi turvallisesti yhteistyötä asiakirjojen ja mallien parissa.
• Muokattu tuotemerkki – levitä sanaa yrityksestäsi. Lisää logosi jokaiseen eAllekirjoituskutsuun, jonka lähetät asiakkaille ja työntekijöille.
• Kehittynyt suojaus – rajoittaa pääsyä asiakirjoihin salasanalla tai kaksivaiheisella allekirjoittajatodennuksen avulla (2FA).

signNow tarjoaa meille joustavuutta tarvitaan oikeiden allekirjoitusten saamiseksi oikeisiin asiakirjoihin oikeissa muodoissa NetSuite-integraatiomme perusteella.

Kodi-Marie Evans, NetSuite-toimintojen johtaja Xerox

Aloita ilmainen signNow-kokeilu

Disclosure: Martech Zone on tytäryhtiö merkkiNow ja käytämme tässä artikkelissa affiliate-linkkiämme.